Lo que no debe faltar en ninguna solución de Business Intelligence para una PYME

Cada fabricante y cada consultora / partner tiene sus ideas, pero en relación a lo que tiene que ofrecer una solución de Business Intelligence yo creo que hay que sentar unos mínimos indispensables para que la empresa que decida invertir en su implementación no se deje los cuartos innecesariamente:

• Ha de incorporar indicadores y métricas tanto financieros como no financieros y hacer un seguimiento de su evolución en el tiempo, aquí hay que hacer especial énfasis en los famosos KPIs (Key Performance Indicators) o Indicadores Clave de Desempeño.
• Ha de ayudar a identificar y aislar los business drivers (o inductores de negocio) que son aquellas personas, conocimientos y condiciones (fuerzas del mercado) que activan y dan soporte a las actividades esenciales de la empresa.
• Proporcionar un reporting (sistema de informes) capaz de proporcionar a todo lo largo de la organización la información adecuada para que cada usuario pueda actuar y tomar decisiones claramente enfocadas a problemas relevantes.
• Ir más allá del mero reporting y proporcionar herramientas de análisis para averiguar cuál es la causa de las cuestiones que puedan plantearse.
• Mostrar la información de manera sencilla y lo más visual posible, en lo posible dicha información debería estar alineada con los procesos más importantes de la empresa o con el modo en que determinados equipos dentro de la misma trabajan (por ejemplo la fuerza de ventas).

NO LLEGAN A LOS 10 MANDAMIENTOS PERO SALTARSELOS SUELE SER UN PECADO MORTAL EN EL BI

En definitiva, hay que hacer implantaciones con bases sólidas y centradas en ofrecer en su momento y de un modo claro y de fácil acceso la información relevante de la empresa a las personas que intervengan en cualquier tipo de toma de decisiones.

Este último párrafo me lleva a la cuestión de la democratización en el acceso a la información dentro de la empresa que está impulsando el Business Intelligence, sin duda es un tema que se merece un próximo post.

Introducción al Business Intelligence a través de YouTube

En el post anterior os hablaba de mi definición de Business Intelligence y he ampliado el concepto en el Glosario que acabamos de iniciar en este nuevo blog, pero creo que se puede ir más allá, por ejemplo a través de YouTube.

Así que os dejo unos cuantos vídeos sobre Business Intelligence, he tratado que todos estén en castellano (os confieso que suelen estar mejor sus equivalentes en inglés) o al menos subtitulados.

No puedo evitar recomendar los dos últimos vídeos, no son tan breves como los otros pero para comenzar a plantearse en serio implantar un BI en una PYME se me antojan imprescindibles.

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El Business Intelligence como GPS de las PYMES

He oído multitud de veces frases como "lo que no se mide no se gestiona" o "al que no sabe a dónde va cualquier destino le vale", queda claro que todos los empresarios tenemos un "plan en mente" aunque otra cosa es que lo compartamos con el resto del mundo.

Hoy en día disponemos de una tecnología inimaginable hace apenas unas décadas, así, por ejemplo, los nuevos automóviles están repletos de sensores e incluso cámaras (o que decir del GPS) que nos permiten conducir de modo más seguro y además llegar a nuestro destino antes.

Lo bueno es que en el área de administración de empresas existen tecnologías con la capacidad de actuar como integradores de la información de los equivalentes a los sensores de un coche (de hecho también integran datos de sensores propiamente dichos), una de estas tecnologías es el Business Intelligence.

Pensemos en equivalentes obvios, así las métricas actúan como sensores y un cuadro de mando (scorecard) lo hace como un GPS y todo ello, como en el coche, funciona cuando es relevante, en el caso del automóvil en tiempo real, en el del BI con unas pocas horas de decalaje, si bien en pocos años también funcionará en tiempo real.

Pero aún con todo lo anterior muchas empresas siguen fiándose del viejo mapa que es la contabilidad que además da sus noticias con meses de retraso (algo crónico en las PYMES) y en la intuición basada en la experiencia del empresario, pero, ¿de qué sirve la intuición cuando los problemas son nuevos o las decisiones han de tomarse en apenas horas? y ¿qué estilo de liderazgo transmite un empresario a su equipo cuando toma las decisiones de esa manera?.

En definitiva, siempre se habla de que las PYMES han de reconfigurar su estrategia ante crisis sistémicas como la que vivimos, han de repensar sus modelos de negocio, pero, ¿como hacerlo?, ¿con qué información?, sobre todo si en la era del GPS muchas empresas aún prefieren la brújula y sextante.

Definición de Business Intelligence (Uso y Abuso de la Jerga de las Tecnologías de la Información)

Aunque llevo algún tiempo escribiendo blogs sobre este tema muchas veces acabo cayendo en algunos errores de bulto, el primero es el de suponer que todo el mundo está al tanto de la "jerga" que se utiliza en una profesión o sector y el segundo es simplemente utilizar dicha jerga sin al menos esforzarse por traducirla a conceptos que los lectores puedan entender sin problemas.

Como yo no soy ingeniero informático me ha costado lo suyo aprender los conceptos detrás de muchos tecnicismos (preferiblemente en forma de anglicismos) con los que uno tiene que convivir si uno trabaja en TI (Tecnologías de la Información) y más aún si lo hace en una multinacional de las más importantes del sector, experiencia por la que he pasado. Así que como este es un blog dedicado a lo que conocemos como Inteligencia de Negocio o Business Intelligence para PYMES y éstas no suelen disponer de grandes departamentos de informática voy a hacer un esfuerzo por reducir la jerga.

De todas maneras llegarán momentos donde su uso será inevitable ya que nos se pueden traducir los términos de un modo adecuado o porque un término de la jerga en particular se está usando de un modo generalizado, tal es el caso del Business Intelligence al que, con una vuelta de tuerca, conocemos por sus siglas, o sea, BI. 

Así que para empezar intentaré reducir la jerga y en segundo lugar añadiré un glosario a este blog, no intentaré ser pulcramente técnico (para eso hay muchos blogs y webs estupendas si eres informático o simplemente te interesa esa parte del mundo del BI) sino simplemente hacerme entender, pero además incluiré enlaces a otras fuentes de información que complementen mi limitada aproximación a estos temas.

http://es.123rf.com/photo_9373334_ilustracion-de-wordcloud-concepto-de-fondo-de-business-intelligence.html

Todo esto lo hago teniendo en mente que este blog busca ayudar a las PYMES a entender y, eventualmente, implantar soluciones de Business Intelligence y para lograr esto me temo que recurrir a la ingeniería informática no es la mejor idea, lo lógico es hacerlo desde el lado de la experiencia en la relación con los usuarios de negocio (profesionales no informáticos), que a fin de cuentas son los verdaderos usuarios del BI.

Comenzaré por el primer concepto a considerar en este blog, el de Business Intelligence o Inteligencia de Negocio, aquí está mi definición:

Área dentro de la administración de organizaciones que se ocupa de mediante procesos y tecnologías proporcionar información relevante (en contenido, tiempo y forma) de cara a la toma de decisiones en las mismas por las personas indicadas.

Así que, desde un primer momento queda claro que el Business Intelligence o BI (uso los dos términos de modo indistinto) va más allá de ser un mero tipo de software, de hecho, si se plantea desde ese punto de vista, tal y como se hace por muchos fabricantes y consultores, el fracaso está casi garantizado.

Además el BI no tiene porque ser exclusivo de TI o de la alta dirección de la empresa, si se buscan profesionales proactivos e independientes hay que dotarles de la información necesaria para que lo sean.

Por otra parte, y aunque este sea un blog dedicado a las PYMES, el BI no es exclusivo de las empresas privadas, tiene gran predicamento entre las Administraciones Públicas y el denominado Tercer Sector (Fundaciones y ONGs) así como, en algunas de sus componentes tecnológicas, dentro de la comunidad científica.

Queda entonces claro que hay que saber qué información es relevante y qué personas son las indicadas para recibir la misma con unos continentes, contenidos y periodicidad determinados, y por ahora todo lo anterior lo definen las personas, en esto el software de BI sólo en una simple herramienta.

Y me pregunto, ¿qué es más importante: el agricultor o el tractor?.

Un nuevo blog de Outsourceando: Business Intelligence para PYMEs

De nuevo ante el teclado, esta vez para comenzar una nueva andadura, la de ofrecer información y ayuda a las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMEs) españolas para que incorporen una tecnología que sus competidoras extranjeras parecen aplicar con mucho mas ahínco, se trata del Business Intelligence o Inteligencia de Negocio.

Desde finales del 2010 hemos estado escribiendo sobre Business Intelligence (BI para los amigos) en nuestro blog Outsourceando que nació para ampliar conocimientos sobre el mundo del outsourcing (sobre todo en TI y Telco) pero cuya temática giró al tiempo que lo hizo la de nuestra empresa, CYD Consultores, y ese cambio comenzó con un proyecto de "advisory" (asesoramiento para ayudar a un cliente a elegir entre múltiples alternativas) para implantar una solución de BI en una gran empresa multinacional dedicada a las energías renovables hace apenas 3 años aunque a mi me parece como si fuesen muchos más.

Es una historia larga e igual algún día me atrevo a contarla, el caso es que nos llevó a plantearnos la posibilidad de trabajar con el Business Intelligence cuando nosotros veníamos del mundo del control de gestión y el outsourcing en grandes compañías y el BI si bien era nuestra herramienta de todos los días (junto con el odiado-amado Excel y el ERP de turno) entonces era cosa exclusiva de ingenieros informáticos.

Nos dijimos, si la tecnología como nos prometen unos y otros ha mejorado tanto que el BI está al alcance de cualquiera, por qué no darle un enfoque orientado a las PYMEs desde la óptica del negocio, estas empresas no tienen grandes departamentos de Sistemas / TI y buscan soluciones para usuarios que nos son grandes especialistas en estadística o informáticos muy especializados, estos usuarios son empresarios y sus trabajadores que buscan usar el BI para sobrevivir y prosperar en un entorno de una dureza que no se recuerda en décadas.

Nos preocupaba el coste, sabíamos por experiencia que las soluciones de BI eran caras, pero, ¿y esta nueva generación de aplicaciones que estaba llegando, sería tan inalcanzable como las soluciones de los IBM, Oracle o SAP de turno?.

La respuesta fue afirmativa y comenzamos una aventura con el BI que nos ha llevado a conocer el tejido empresarial español (el de verdad no el de los Inditex, Repsol, Corte Inglés, etc...) y sus problemas desde la perspectiva de recorrer el país de un polígono industrial a otro conociendo muchos empresarios y sus empresas: las PYMEs.

Por hoy es suficiente, os dejo una radiografía que de las PYMEs españolas hace todos los años el fabricante de sofware de gestión Sage (igual si os hablo del Contaplus os suena más, otra cosa, no trabajamos con ellos pero muchos de nuestros clientes usan sus productos), este es el resultado de su estudio en 2012: