El dilema del Business Intelligence para PYMES: Eficacia Vs. Un Bonito Diseño

Llevo ya una temporada larga escuchando que el "self service BI" está muerto, que no sirve para la gran mayoría de los usuarios, vamos que nos dicen que los usuarios no quieren "jugar" con la información con la potencia que les ofrece el BI o Business Intelligence.

Lo que se nos viene a decir es que como usuarios la gran mayoría no valemos mucho, tenemos que fijarnos en media docena de datos y da igual el resto y en ese contexto para que narices queremos ser capaces de generar nuestra propia información y producir reportings, dashboards o scorecards, nos dan algunos ya precocinados y el coste de este tipo de solución en teoría resulta bajo.

Me temo que este es uno de esos casos de profecía autocumplida, si en muchas empresas apenas se dispone de información o su acceso está muy limitado y segmentado los usuarios se acostumbran a trabajar con esta mentalidad, así que de vez en cuando nos llegarán vendors que nos propongan más que nada una bonita visualización de los datos a través de elegantes dashboards y reportings de muy sencillo uso.

PUEDE TENER UN DISEÑO MUY AGRADABLE, PERO ¿ES SUFICIENTE CON EL DISEÑO?

Pues bien, y este es un mensaje para la alta dirección de las empresas, optar por este enfoque es simplemente arriesgarse a tirar el dinero, tanto en términos de inversión en soluciones informáticas de BI como en Recursos Humanos, me explico:

• No nos engañemos, tarde o temprano nos llegarán situaciones en las que haya que abandonar la seguridad de los bonitos dashboards y las tablas mil veces trilladas, entonces estos fabricantes te dirán que desde luego pueden ayudarte, simplemente te verás pagando unas "estupendas" tarifas y rumiando la misma frustración que aquel que se compró un deportivo cuando lo que necesitaba era un coche familiar.

• En ergonomía se conoce bien ese tipo de situaciones en las que si no hay intervención alguna en la generación y control de la información las personas simplemente desconectamos, de ahí que en las salas de control de las centrales nucleares se fuerce a la intervención de los ingenieros en determinados procesos para así mantenerlos alerta e involucrados en su trabajo. En otras palabras, si el dashboard lo han creado otros lo miras de vez en cuando si no acabas olvidándote de él, si es fruto de tu trabajo es una cosa muy distinta.

• Llevamos mucho tiempo buscando el santo grial de conseguir que las personas que trabajen con la información no se dediquen a generarla sino a analizarla, esto es, buscamos analistas y directivos con una mente inquisitiva aplicada al flujo de información que se obtiene del BI para a su vez producir conocimiento para la organización. De verdad que se van a quedar satisfechas este tipo de personas con un esquema tan bonito como extraordinariamente rígido, al principio muchos estarán encantados, es lo que pasa cuando te regalan un juguete nuevo y vas conociendo sus posibilidades, pero, al final, ¿qué prefiere un niño?, un juguete con el que hacer sus propias construcciones (un robot, un castillo, un avión, etc...) o un robot transformer que hace cuatro cosas. Pues las personas que realmente son valiosas para las empresas han de seguir manteniendo la curiosidad y la iniciativa de los niños y si me lo dan todo hecho en un esquema limitado como mínimo me aburro y no puedo buscar nuevos problemas y nuevas soluciones.

• Por cierto, las soluciones que trabajan con un esquema de BI de autoservicio no parten de cero cuando se entregan a un cliente, los consultores han desarrollado conforme a las necesidades de la empresa y sus usuarios los consiguientes reportings, dashboards y scorecards (vamos que ya los tienen hechos y parten teniendo los mismos que los que ofrecen los fabricantes más orientados a la visualización), simplemente se ofrece la posibilidad a los usuarios de negocio de construirlos sin necesidad de pedir soporte tanto a su departamento de TI como al fabricante y/o sus partners.

• Además los reportings, dashboards y scorecards que se construyen los usuarios simplemente los guardan en su correspondiente carpeta en la aplicación y así no se han de construir una y otra vez, que una cosa es el autoservicio y otra la estupidez.

• Contaré un pequeño secreto, los fabricantes de BI y sus ingenieros no tienen ni idea de management, y muchos siguen pensando que ellos saben lo que el cliente necesita mejor que el cliente mismo, esta es una posición que se ha repetido en diferentes industrias a lo largo de la historia y hay situaciones en las que es hasta útil. Lo que tengo claro es que en BI yo digo lo mismo que en un anuncio de una gran superficie de venta de electrónica "YO NO SOY TONTO" y si tu quieres que te sigan vendiendo un Ford T (con la carrocería de un Ferrari) pues que le vamos a hacer.

• No voy a entrar en disquisiciones sobre la cantidad de datos que se generan hoy en día ni sobre cómo se multiplican, para mi la necesidad del BI es evidente ya para muchas PYMES y éstas se caracterizan por dos cosas, la necesidad de flexibilidad y la necesidad de tomar decisiones (muchas de vida o muerte en términos económicos), no hay que dejarse engañar por precios relativamente bajos de soluciones de pura visualización, sus esquemas están muy limitados y se basan en funcionales sectoriales o departamentales, si facturas 200 millones de euros y tienes 1.000 empleados igual te sirve, pero, ¿en una PYME?.

• Las soluciones con bonitos gráficos y que te cuentan que te dan exactamente lo que necesitan y que además te cuentan que han implantado el BI en la multinacional X o Z, y que ahora te ofrecen una solución disponible para tu PYME a un precio razonable lo que no te explican es que en el BI de esas megaempresa son una segunda o tercera capa por encima de grandes aplicaciones de BI. El self-service BI es un compromiso entre ambos modelos y no tengo que explicar la lógica detrás optar por el mismo para una PYME, es evidente.

• En las empresas españolas cada vez tenemos que hacer más cosas con menos personas, nuestra productividad tiene que crecer y nuestro modelo de negocio como país se debe basar en PYMES ágiles y flexibles con empleados proactivos, ir con anteojeras (con un BI totalmente precocinado) es sólo un poco mejor que ir ciego (tirar del Excel) y, esto es muy importante, NO ES UNA CUESTIÓN DE DINERO, SINO DE MODELO.

Todo lo anterior no significa que yo no entienda el porque algunas empresas optan por soluciones de visualización del estilo de Qlik View, Tableau, Yellowfin, etc..., siempre que tengan otras soluciones de BI potentes por debajo y con las que los analistas puedan trabajar, eso supone ser una gran empresa.

Lo que me pone malo es que las PYMES que son las que deben aplicar la inteligencia de sus empleados con más potencia y creatividad se dejen seducir por la idea de que unos gráficos bien diseñados y unos colores agradables además de una cierta ergonomía son mejores que soluciones "self-service" que pueden no ser tan estéticas pero que les dan la potencia y flexibilidad que necesitan y muchas veces por menos dinero (las hay de todo tipo, Open Source, SaaS, megavendors, sólo para PYMES, etc...).

NO ES TAN BONITO PERO ES PURA FLEXIBILIDAD, EL USUARIO AL PODER

Y termino diciendo que el self-service en BI ha sido el resultado de que el peso de la toma de decisiones en la compra de BI ha cambiado, conforme el producto y su tecnología han madurado y los usuarios tienen mayor capacidad de utilizarla (a las jóvenes generaciones las conocemos como "nativos digitales") no quieren que se les impongan soluciones desde los Departamentos de Tecnologías de la Información ni quieren depender de estos o de sus proveedores, quieren ser autosuficientes y ahora pueden serlo, ¿quieres serlo tú?.